Kun toimitiloja aletaan vaihtaa uuteen osoitteeseen, tulee huomioon ottaa monta erilaista asiaa. Onneksi homma ei kuitenkaan ole rakettitiedettä, ja vinkkejä sekä apua on saatavilla monelta suunnalta. Neuvoja kannattaa kysyä esimerkiksi kiinteistöalan konkareilta – kuten Yrjö Laakkonen Oy:n kiinteistöjohtajalta Heikki Turuselta.
Turunen on nähnyt ja tehnyt urallaan monta muuttoa ja tietää, mitä yritysmuutoissa kannattaa ottaa huomioon, jotta kaikki sujuisi mahdollisimman mukavasti ja mutkattomasti. Asiat, jotka Turunen itse kirjoittaisi muuttajan muistilistalle, kiteytyvät neljään pääkohtaan:
1. Suunnittele
Kun vuokrasopimusehdot on saatu neuvoteltua ja vuokravakuudet maksettu, on aika alkaa suunnitella itse muuttoa. Suunnittelu onkin kaiken A ja O, olipa kyseessä sitten asunnon vaihto tai yrityksen toimipisteen muuttaminen tilasta toiseen. Tämän tietää myös kiinteistöjohtaja Turunen.
”Niinhän se on, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”, toteaa Turunen.
Itse monissakin muutoissa mukana ollut Turunen painottaa suunnitelmallisuuden tärkeyttä, mutta myös sitä, että usein aikaa tulee varattua liian vähän. Yllätyksiä voi aina sattua, joten kannattaa enemmänkin varata tunteja liikaa kuin liian vähän. Turunen antaa myös konkreettisen muuttovinkin:
”Muutto helpottuu huomattavasti, kun esimerkiksi uusista toimitiloista on laadittu selkeä kartta, johon tilat tai huoneet on numeroitu. Kun muuttolaatikot numeroidaan sen perusteella, mihin niissä olevat tavarat tullaan sijoittamaan, laatikot voidaan kantaa heti oikeaan paikkaan”, Turunen vinkkaa.
Turunen myös korostaa, että tavarat kannattaa pakata huolellisesti, jotta ikäviltä yllätyksiltä vältyttäisiin. Muuttofirmojen asiantuntemusta kannattaa myös hyödyntää. He, jos ketkä, tietävät, kuinka muutto saadaan vietyä maaliin mahdollisimman sujuvasti.
2. Hoida sähkösopimus, tietoliikenneyhteydet sekä kulkuluvat kuntoon
Yrityksen tulee itse huolehtia sähkösopimuksen solmimisesta toimitilaan. Asia kannattaa hoitaa ajoissa, eikä päivää ennen muuttoa. Turusen mukaan sähkösopimuksiin liittyvät asiat ovat niitä yleisimpiä seikkoja, jotka pääsevät unohtumaan tai yllättämään muuttajan. Toinen tärkeä huolehdittava asia on tietoliikenneyhteydet. Aina ei myöskään tulla ajatelleeksi niinkään olennaista yksityiskohtaa kuin avaimet tai kulkuluvat.
”Kannattaa tarkistaa, onko esimerkiksi avaimia riittävä määrä ja ovathan kulkulupaoikeuksiin liittyvät asiat hoidettu kuntoon”, Turunen toteaa.
Turunen muistuttaa, että yrityksen osoitetiedot tulee myös muuttaa uuteen osoitteeseen ajoissa. Ilmoituksista tavarantoimittajille ja omalle asiakaskunnalle kannattaa myös huolehtia mieluummin hyvissä ajoin ennen muuttoa eikä sitten, kun toiminta uusissa toimitiloissa on jo lähtenyt käyntiin.
3. Tutustu tiloihin ja kiinteistön kulkuteihin
Muutto sujuu huomattavasti mutkattomammin, kun uuteen toimitilaan ja sinne johtaviin kulkuratkaisuihin on tutustuttu huolella – jopa mittanauhan kera. Se, että toimistokaappi tai taukotilan sohva ei mahdukaan uuden toimitilan ovesta sisään, tuskin riemastuttaa ketään kesken muuttopäivän. Turunen vinkkaa, että voi olla hyvä jo etukäteen miettiä käytännön tasolla, kuinka muutto tapahtuu.
”Kannattaa tarkistaa, voidaanko muutossa käyttää esimerkiksi hissiä, mahtuvatko tavarat oviaukoista sisään ja mihin esimerkiksi muuttoauto pysäköidään. Uusissa toimitiloissa on myös hyvä käydä ottamassa mittoja ja miettiä jo etukäteen, mihin mikäkin tavara tulee”, Turunen vinkkaa.
Joskus voi olla aiheellista myös selvittää muutettavan tavaran paino. Yritysmuutoissa joudutaan toisinaan liikuttelemaan varsin massiivisiakin laitteita, tavaroita ja komplekseja, jolloin avuksi joudutaan värväämään muuttomies jos toinenkin – tai jopa nostolaite.
”Muistan tapauksia, joissa esimerkiksi siirrettävä laite onkin ollut niin painava, että on täytynyt tehdä erilaisia alkuvalmisteluja ja suunnitella laitteen siirtotyö huolellisesti etukäteen, jotta laite on saatu haalattua paikalleen”, Turunen kertoo.
Turunen lisää, että muuttajan on hyvä tutustua ennakkoon myös kiinteistön jätteidenkäsittelyratkaisuihin, sillä muuton yhteydessä syntyy usein paljon jätettä ja muuta roskaa. Esimerkiksi Plaza Centrumissa yritykset vastaavat loppupeleissä itse toiminnastaan syntyneiden jätteiden käsittelystä ja kierrätyksestä, joten jäteasioihin liittyviä ratkaisuja on syytä miettiä jo etukäteen ennen varsinaista muuttopäivää.
4. Huolehdi muuttosiivouksesta
Muuttajan tulee huolehtia vanhan toimitilansa loppusiivouksesta, mutta myös uusissa tiloissa pieni putsaus voi olla muuttohässäkän jälkeen paikallaan. Onneksi siivouksesta ei tarvitse yksin huolehtia: muuttajat voivat hyödyntää esimerkiksi Plaza Centrumin siisteydestä vastaavan palveluyrityksen Lassila & Tikanojan palvelutarjontaa. Joensuusta löytyy myös monia muita paikallisia toimijoita, jotka hoitavat erikokoisten yritysten muuttosiivouksia. Joissain asioissa kannattaa taas kääntyä kiinteistöpalvelualan osaajien puoleen.
”Plaza Centrumin kiinteistössä on toiminut jo pitkään Kiinteistöpalvelualan monialayritys Talohuolto Multanen. He tietävät asioista yhtä sun toista ja pystyvät taatusti tarjoamaan apuaan myös tarvittaessa”, Turunen kertoo.
Yksin asioiden kanssa ei siis kannata painiskella, vaan kysyä reilusti apua ja hyödyntää eri alojen ammattilaisten osaamista. Myös muuttoasioissa kaikki sujuu huomattavasti mutkattomammin yhteen hiileen puhaltamalla.
